аудит кадровых документов

При аудите кадровых документов, прежде всего, необходимо проверить локальные акты:

Проверяем штатное расписание.

Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную.

Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое.

Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

Проверяем  Правила внутреннего трудового распорядка и  локальные нормативные акты.

Проверяем имеющиеся в компании Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли он (содержащиеся в них нормы):

●       действующему законодательству,

●       учредительным документам,

●       штатному расписанию,

●       действительности.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке.

Все составленные документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает. Знакомим работников под подпись.

После этого необходимо проверить оформление работников на работу.

Проверяем, как оформлен директор.

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора.

Дальше проверяем, как оформлены работники.

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников.

Проверим трудовые договоры с работниками.

Основные правила, которые учтём при проверке:

—         трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

—         условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

—         условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.

Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 5000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 10000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка.

Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах, то это нарушение, которое нужно исправить.

Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы.  Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 5000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 10000 рублей. Получится, что у работника оклад 10000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.

Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись.

В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры. Срочные трудовые договоры и гражданско-правовые можно заключать в исключительных случаях, определенных законодательством.

Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу.

●       Во-первых, приказы о приеме на работу составляются не в произвольной форме, а по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. (формы Т-1 и Т-1а).

●       Во-вторых, содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

●       В-третьих, приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дата ознакомления с ним работника.

●       В-четвертых, работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу. Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи. Если нет, то незамедлительно ознакомьте работников под подпись с этими приказами

Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены. Если нет, то соответственно заводим и оформляем личные карточки.

Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками. Нужно проверить:

●       ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки,

●       заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые,

●       правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки

●       заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Проверяем, правильно ли оформлены совмещения,  кадровые перестановки, отстранения

Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего  работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором,  расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:

        совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено,

        дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора)

        вместо совмещения оформлено совместительство,

        и др.

Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы, и если найдёте ошибки в оформлении, то исправить их.

Проверьте, правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего  работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором,  расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы).

Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов, состоявшиеся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах.

Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить:

                   отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником (по тем видам переводов, когда это обязательно), другие документы, оформляемые при переводах,

                   отсутствуют приказы о переводах,

                   работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись,

                   в трудовые книжки не сделаны записи о переводах.

Проверяем, правильно ли оформлены перемещения.

Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста  в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста  в планово-экономический отдел») уже незаконно. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников – указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят. При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже Вам необходимо оформлять как перевод.

Проверить, правильно ли оформлены отстранения

Проверяем, правильно ли оформлены «прошлые» и «текущие» увольнения

Различные виды увольнений оформляются по-разному.

Наиболее распространенные нарушения – это отсутствие подтверждающих документов об увольнении, в которых закреплены основания увольнения.

По «текущим» увольнениям (оформляемым сейчас) Вы еще можете подготовить недостающие документы, а вот по «прошлым» увольнениям восстановить все необходимые документы вряд ли уже  удастся. Поэтому о выявленных нарушениях просто сообщите руководству.

Что касается «прошлых» увольнений, то проверьте также, выданы ли трудовые книжки всем уволенным работникам, со всеми ли ими произведен полный расчет.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Если обнаружите в компании трудовые книжки уволенных работников, незамедлительно  направьте таким работникам уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если обнаружите, что с работниками не произведен полный расчет, и работодатель должен ему еще какие-то суммы, незамедлительно вызывайте таких работников для расчета.

Когда уволенный работник придет за трудовой книжкой или расчётом, то у Вас есть возможность попросить его поставить свою подпись на тех документах, с которыми он должен был ознакомиться под подпись во время работы, но не был ознакомлен. Поэтому для таких работников заранее подготовьте документы (или списки документов, чтобы быстрее найти и не забыть ни один).

Учет рабочего времени

Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.
Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках:
— документы  противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим),
— режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены,
— документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ).

Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени, надлежащей ли он формы,  правильно ли он заполнен. Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Существуют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести. Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табели. Бывает, что работнику установлено неполное рабочее время, он трудится 4 часа в день, а в табели стоят «восьмёрки». Бывает, что в предпраздничный день работники трудятся, как положено, на час меньше, а в табели опять же стоят «восьмёрки» вместо «семёрок».

Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени.

Если в компании работников привлекают к работе в ночное время, к сверхурочным работам, то нужно проверить, не привлекают ли к такой работе тех работников, кто не может быть привлечен (ст. 96, ст. 99 ТК РФ). Если обнаружите, что привлекаются, то незамедлительно сообщите об этом руководству, чтобы прекратить нарушение.
Проверьте, брались ли у работников согласия на привлечение к сверхурочным работам, издавались ли необходимые приказы.

Если в компании кто-то из сотрудников трудится на условиях ненормированного рабочего дня, то следует обратить внимание на следующее. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Проверьте, есть ли такой перечень в названных документах, полный ли он.

Если в компании организована сменная работа, то проверьте, существуют ли графики сменности в компании, правильно ли они составлены и утверждены, ознакомлены ли Ваши работники с графиками сменности вовремя, не работают ли работники по 2 смены подряд. Если обнаружили непорядок с графиками сменности, то приведите их в порядок, утвердите, как положено, и ознакомьте работников под подпись.

Если в компании суммированный учёт рабочего времени, то нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка. Дело в том, что согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

Оставьте первый комментарий для "аудит кадровых документов"

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*


Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.

error

Понравился сайт? Расскажите о нем своим друзьям.

RSS
Follow by Email