Правила электронного документооборота между контрагентами

Правила электронного документооборота между контрагентами

Для того, чтобы начать взаимодействие с контрагентами посредством электронного документооборота, нужно принципиальное согласие контрагента. Кроме того, нужно оценить плюсы и минусы.

Преимущества системы электронного документооборота над бумажным очевидны: оптимизация затрат на отправку документов, трудозатрат (в частности, поиск нужного документа), экономия на офисном пространстве и времени на доставку, регистрации документов. Кроме того, следует отметить централизованное хранение документов в электронном архиве, скорость передачи нужных документов и точность получаемой партнерами информации.

К недостаткам можно отнести затраты на внедрение системы электронного взаимодействия, обучение пользователей работе с ней.

ФНС утверждены также форматы представления:

  • товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (Приказ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@, однако с 01.07.2017 он утрачивает силу в связи с изданием Приказа от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329@);
  • документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@);
  • документа о передаче результатов работ (об оказании услуг) в электронной форме (Приказ от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@).

Документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) включает:
файл обмена информации исполнителя, состоящий из сведений передающей стороны о предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки (информация исполнителя) и подписанный электронной подписью ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта;
файл обмена информации заказчика, состоящий из идентификационных сведений о файле обмена информации исполнителя и сведений принимающей стороны в отношении оформляемой сделки (информация заказчика) и подписанный электронной подписью ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего субъекта.
Файл обмена информации заказчика, подписанный электронной подписью ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего экономического субъекта, может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации подписания документа принимающей стороной не требуется.

Для организации электронного документооборота, нужно выбрать электронную подпись.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона N 63-ФЗ). Законодательством установлены два вида ЭП: простая и усиленная (ст. 5 названного Закона). Для понимания того, в чем состоит их различие, необходимо ознакомиться с использующейся в Законе терминологией.

Далее вы с контрагентом заключаете договор с оператором электронного документооборота.

При осуществлении непосредственно взаимодействия с контрагентами, необходимо:

1) обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, а в случае ее нарушения — уведомлять удостоверяющий центр о соответствующем факте в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;
2) использовать средства ЭП с целью:

  • создания и проверки квалифицированных ЭП;
  • создания ключей квалифицированных ЭП и ключей их проверки.

Из анализа судебно-арбитражной практики следует, что доказыванию подлежат обстоятельства, свидетельствующие о том, что электронный документооборот между налогоплательщиком и его контрагентами предусмотрен соглашением сторон, деловыми обычаями США, между сторонами фактически сложился порядок передачи документов по электронной почте, адрес электронной почты был обозначен сторонами для осуществления рабочей переписки или передачи иных документов, а также о невозможности идентификации электронного письма либо его искажения.
В Постановлении ФАС Московского округа от 30 декабря 2009 г. N КА-А40/14587-09 по делу N А40-30589/09-75-132 суд посчитал, что представленные счета, выставленные в адрес компании, являются достаточными в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ документами, подтверждающими факт несения представительством расходов, приняв при этом во внимание, что в США обмен электронными сообщениями и наличие счетов в качестве единственного доказательства понесенных расходов является сложившейся и обычной практикой

Оставьте первый комментарий для "Правила электронного документооборота между контрагентами"

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*


Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.

error

Понравился сайт? Расскажите о нем своим друзьям.

RSS
Follow by Email
Facebook
Twitter