Отправляя сотрудника в командировку, можно выдать ему на руки не наличные, а корпоративную банковскую карту. Это намного практичнее и безопаснее. Как получить такую карточку, какие сопроводительные документы оформить, как вести учет и как контролировать расходы — об этом и многом другом расскажет наша статья. Безналичные расчеты с использованием корпоративных банковских карт значительно упрощают учет и контроль представительских и командировочных расходов. Бухгалтер может посмотреть подробную детализацию всех трат работника в служебной поездке, а после возвращения не возникнет проблемы пересчета и возврата неиспользованных денег или, наоборот, доплаты.
Кроме того, значительно сокращается документооборот. И кстати, фирма может использовать сразу несколько корпоративных карт для разных целей. Еще один плюс в использовании банковских карт, выпущенных на имя организации, — автоматическая конвертация в иностранную валюту на дату платежа без необходимости открытия валютного счета. И самое важное, комиссию банка за открытие и использование карт можно списать как расходы на услуги кредитной организации (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ), а затраты подтвердить договором с банком и выпиской. Рассмотрим, как начать использование корпоративной дебетовой карты. Разработка внутренних документов Для начала нужно разработать внутренние документы об использовании карт.
Следует создать положение о картах в компании. В документе нужно указать круг лиц, использующих «пластик», а также ответственных за расчеты. Кроме того, необходимо установить лимит расходования средств. Или же предусмотреть ограничения, но сделать это нужно в другом документе — например, в Положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов. Далее требуется установить порядок передачи карт работникам, а также разработать систему отчетности, в том числе форму авансового отчета. Впрочем, законодательство разрешает использовать форму № АО-1. Не забудьте также создать журнал учета движения корпоративных карт. Обратите внимание 030 122 корпоративные банковские карты были выпущены в 2015 году — сообщил Банк России.
С готовыми внутренними документами каждый работник должен быть ознакомлен под подпись. Не стоит пренебрегать инструктажем с разъяснением об ответственности и порядке отчетности при использовании денег на карте. Заключение договора с банком Для выпуска карт нужно заключить договор с кредитным учреждением о выпуске и обслуживании карточек. В договоре будет указано, с какого расчетного счета организации производится перечисление средств. После этого на специально выбранном счете необходимо будет установить расходные лимиты, определить и передать банку список сотрудников, имеющих право на получение и использование денег.
В соответствии с пунктом 1 статьи 86 Налогового кодекса банки открывают счета компаниям, а также предоставляют им право использовать корпоративные электронные средства только при предъявлении свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. При этом до 2 мая 2014 года о каждом вновь открытом счете фирмы обязаны были письменно уведомить инспекции в течение семи рабочих дней (в соответствии с подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ).
Согласно Федеральному закону от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ, указанные положения утратили силу. Обязанность компании сообщать об открытии или закрытии счетов в банках и ответственность за неподачу таких сообщений в ПФР и ФСС также отменены Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 59-ФЗ. Использование карты сотрудником После того как банк выпустит карты, их можно передать сотрудникам, направляемым в командировку.
Во время служебной поездки работник может осуществлять командировочные расходы в безналичном порядке или же снять деньги в банкомате. Отражение в кассовой книге операций в безналичном порядке не предполагается. Хотя на практике налоговые органы на это обращают внимание и имеют совершенно другое мнение относительно отражения таких трат. Однако суды отказывают контролерам во взыскании штрафов с организаций, поскольку деньги в кассу физически «не попадают», бухгалтерия не может их оприходовать и выдать под отчет (например, постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20 декабря 2012 года № А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 года № А33-15574/2012). Контроль за использованием карты Существуют различные способы отслеживания «безналичных» трат в командировках.
Во-первых, для предотвращения перерасхода на каждую корпоративную карту устанавливается лимит, причем не один. Ограничений может быть несколько: лимит на снятие наличных в день, ограничения на разовые расчеты в безналичной форме, лимит на операции за рубежом, запрет на использование карты в личных целях и другие.
Во-вторых, организация имеет возможность установить правило о необходимости составления работником заявления об использовании «пластика» (т. е. где, когда, в каком порядке и размере, а также для каких целей будут произведены расходы). Без такого заявления использование средств будет считаться незаконным. В-третьих, получить отчет о расходовании денег. Как уже говорилось выше, компания может внедрить собственную форму отчета и сроки его предоставления, либо использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 (постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55). Есть мнение, что при безналичных расчетах не требуется оформления полноценного авансового отчета, так как все расходы можно увидеть в системе Банк-Клиент. Однако рекомендуется все-таки требовать от сотрудников предоставления документов в подтверждение расходов; к ним относятся: кассовые и товарные чеки, накладные и иные документы. К этим бумагам следует прикладывать служебную записку либо авансовый отчет. В-четвертых, необходимо установить материальную ответственность за использование корпоративного «пластика» — например, в форме договора о полной материальной ответственности. Если работник не представил отчет и документы в подтверждение произведенных расходов, то компания может удержать потраченные средства из его заработной платы.
Сумма, использованная не по назначению, взыскивается с виновного сотрудника в соответствии со статьями 238, 241, 248 ТК РФ. Однако это крайний случай, и перед тем как решиться на подобные меры нужно проверить, есть ли у компании необходимые доказательства ущерба, определить его сумму. Не забывайте, что материальную ответственность работник несет в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Обратите внимание
Существуют различные способы отслеживания «безналичных» трат в командировках. Во-первых, для предотвращения перерасхода на каждую корпоративную карту устанавливается лимит, причем не один; ограничений может быть несколько: лимит на снятие наличных в день, ограничения на разовые расчеты в безналичной форме и другие. В заключение обратите ваше внимание на один нюанс в использовании корпоративных банковских карт. Перечислять деньги с корпоративного «пластика» на свою карту нельзя, фактически это будет считаться растратой денег компании. Исключение составляют случаи, когда такой перевод имеет веские основания (приказ работодателя, невозможность использования корпоративной карты и т. д.) К тому же перевод средств с карты компании на свою не приветствуется налоговыми органами. Не разрешается также передавать карту другому сотруднику-коллеге, так как ответственность за ее использование все равно несет держатель, т. е. работник, на имя которого она выдана. Бухгалтерский учет карт Корпоративные банковские карты учитываются на забалансовом счете. Расходование средств работником с корпоративной карты по экономическому смыслу представляет собой трату подотчетных средств. Поэтому бухгалтеры используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной карты, поскольку счет 73 имеет иной смысл. На нем, как правило, отражаются разовые операции: заем работнику, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.
www.buhgalteria.ru