Книга учета движения трудовых книжек

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них или, проще говоря, журнале учета трудовых книжек, регистрируют все книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также вновь выданные. Расскажем, в каком виде составляется журнал учета трудовых книжек, что обязательно должно быть в документе и на примере покажем, как составить образец заполнения книги учета трудовых книжек.

О книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек является обязательным документом. Ответственный за работу с ним и трудовыми книжками назначается приказом руководителя компании. Журнал учета трудовых книжек может подтвердить, что трудовая книжка оформлена сотруднику, у которого ее не было, в установленный срок — в течение пяти дней со дня приема на работу (ст. 66 ТК РФ).

Кроме того, журнал учета трудовых книжек докажет, что при увольнении работник забрал свою трудовую книжку и компания ее не задерживала. В практике есть случаи, когда сотрудникам удавалось взыскать с бывшего работодателя заработок, не полученный якобы по причине того, что компания не выдала вовремя книжку, и из-за этого сотрудник не мог устроиться на новую работу (определение Московского городского суда от 23.11.10 № 33-36331).

О том, как составить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

Форма книги учета утверждена приложением 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Она обязательна для применения всеми работодателями, должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя компании, а также скреплена печатью. Кстати, отсутствие подписи директора может стать поводом для штрафа по статье 5.27 КоАП РФ.

Если книга учета трудовых книжек закончилась, то компания должна завести новую. Но как нумеровать — с начала или продолжать ранее применявшуюся нумерацию, нигде не сказано. Компания вправе определиться сама и использовать один из двух вариантов. Первый — новую книгу нумеровать заново, то есть первую запись внести под номером 1. Второй — продолжить нумерацию в новой книге. Если выбран второй вариант, то на новой книге учета стоит сделать отметку, к примеру, «часть 2» или «продолжение».

Об обязательных реквизитах в журнале учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек заполняют строго по графам, которые в ней предусмотрены. Все данные о новых выданных трудовых книжках в книге учета должны совпадать с данными из Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению № 69), которую ведет бухгалтерия.

Последняя графа (13) предусмотрена для случаев, когда сотрудник увольняется и забирает свою книжку. В таком случае он должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Однако возможна ситуация, когда работник книжку не получил на руки (забыл, или специально, чтобы поконфликтовать). Тогда надо отправить ему письменное уведомление о необходимости явиться за книжкой или согласиться на ее отправку заказным письмом. Во втором случае в графе 13 ставят отметку — «отправлена по почте».

За сохранность трудовых книжек несет ответственность работодатель. Поэтому выдавать работающему сотруднику оригинал слишком рискованно, даже если в книге учета будет стоять его подпись о получении или сотрудник даст расписку о получении оригинала и обязанности его вернуть. Если он ее не вернет, например, потеряет, то отвечать за это будет компания. Иными словами, она обязана будет восстановить книжку со всеми записями, а проверяющие за отсутствие книжек могут наложить штраф 50 тыс. рублей по статье 5.27 КоАП РФ.

Но с 1 января 2015 года работник вправе запросить оригинал трудовой книжки в случае необходимости, например если она нужна ему для оформления пенсии. Компания обязана выдать ее на руки. Вернуть книжку в отдел кадров или бухгалтерию работник должен будет не позднее чем через три рабочих дня. Новые правила предусмотрены Федеральным законом от 21.07.14 № 216-ФЗ.

Источник: http://www.gazeta-unp.ru/articles/4110-kniga-ucheta-dvijeniya-trudovyh-knijek-i-vkladyshey-v-nih#ixzz3YRKGvgpX

Образец заполнения книги учета трудовых книжек