Какие варианты организации бухгалтерского учета могут использовать плательщики УСН? В каких регистрах фиксировать хозяйственные операции? Как вести учет без двойной записи и стоит ли это делать?

В конце прошлого года в пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) были внесены изменения, позволяющие субъектам малого предпринимательства вести бухучет в упрощенной форме. После чего Минфин России на своем сайте представил Рекомендации по применению упрощенных способов ведения бухучета и составления бухотчетности(далее — Рекомендации). Этот документ разработал Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России специально для субъектов малого бизнеса.

Нормативным документом Рекомендации не являются. Поэтому вы сами решаете, целесообразно пользоваться ими или нет. В статье мы как раз познакомим вас с основными приемами упрощенного учета, рекомендованными Минфином России. И вы сможете выбрать для себя те рекомендации, которые посчитаете полезными.

Сразу скажем, Минфин предлагает три возможных способа организации упрощенного учета:

—полная форма упрощенного учета;

—сокращенный вариант;

—простая система. Их сравнительную характеристику мы представили в таблице.

Способ № 1. Полная форма упрощенного учета

Кому подойдет: малым организациям с разнообразными хозяйственными операциями. Полная форма упрощенного бухучета фактически напоминает обычный бухучет. Поскольку здесь также все хозяйственные операции учитываются методом двойной записи в соответствующих регистрах. Но есть и послабления в сторону упрощенного учета (врезка ниже). Причем эти послабления характерны для всех способов учета, приведенных вРекомендациях.

Теперь расскажем подробнее о сути полной формы упрощенного бухгалтерского учета. Как мы уже отметили, она основана на использовании специальных регистров — ведомостей. В них вы записываете все факты хозяйственной жизни.

Бланки этих ведомостей вы можете разработать самостоятельно на основе тех, что приведены в приложениях 2 — 10 к Рекомендациям. В частности, это следующие регистры:

— ведомость учета основных средств и амортизации — форма № 1 МП (приложение 2);

— ведомость учета материально-производственных запасов — форма № 2МП (приложение 3);

— ведомость учета затрат на производство — форма № 3 МП (приложение 4);

— ведомость учета денежных средств — форма № 4 МП (приложение 5);

— ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № 5 МП (приложение 6);

— ведомость учета продаж — форма № 6 МП (приложение 7);

— ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № 7 МП (приложение 8);

— ведомость учета расчетов с персоналом по оплате труда — форма № 8 МП (приложение 9);

— сводная ведомость (шахматная ведомость) — форма № 9 МП (приложение 10).

Сумму по любой хозяйственной операции фиксируйте одновременно в двух ведомостях: в одной — по дебету счета с указанием кредитуемого счета, в другой — по кредиту счета с отражением дебетуемого счета. При этом запись о сути совершенной хозяйственной операции делайте на основании первичного документа.

Пример 1. Как отразить хозяйственные операции в регистрах упрощенного учета

ООО «Свет» применяет УСН и ведет бухучет по полной форме упрощенного учета. Поступление и оплату материалов бухгалтер ООО «Свет» отразил следующим образом.

Первая операция — поступили материалы на сумму 10 000 руб. (ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60). Бухгалтер отразил 10 000 руб. в ведомости учета материалов (форма № 2 МП) по дебету счета10 в корреспонденции с кредитом счета 60. Эту же сумму он зафиксировал в ведомости учета расчетов с поставщиками (форма № 7 МП) по кредиту счета 60 в корреспонденции с дебетом счета10.

Вторая операция — погашен долг по приобретенным ценностям в сумме 10 000 руб. (ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51). Бухгалтер записал 10 000 руб. в ведомость учета расчетов с поставщиками форма № 7 МП) по дебету счета 60 в корреспонденции с кредитом счета 51. Эту же сумму он отразил в ведомости учета денежных средств форма № 4 МП) по кредиту счета 51 и дебету счета 60.

В конце отчетного периода (месяца, квартала или года) накопленную в ведомостях информацию обобщайте в сводной (шахматной) ведомости по форме № 9 МП. На практике большинство фирм «шахматку» не формируют. Однако специалисты, разработавшие Рекомендации, советуют ее составлять малым компаниям. Потому как эта форма, помимо всего прочего, помогает проверить правильность разнесения сумм по счетам.

«Шахматка» представляет собой таблицу, в которой строки соответствуют дебетам счетов, а столбцы — кредитам счетов. На пересечении строк и столбцов ставится сумма, соответствующая взаимному обороту по этим двум счетам. В нижней последней строке приводится итог сумм по кредитам всех счетов. А справа в крайнем столбце итоговая величина дебетов. Если все суммы по проводкам вы отразили правильно и верно посчитали итоги, то в правом нижнем углу сводной ведомости у вас получится единая итоговая величина как по строкам, так и по столбцам (другими словами — тождество дебета и кредита). Это свидетельствует о том, что вы правильно применили метод двойной записи, ничего не пропущено и не искажено.

После того как «шахматка» составлена, дебетовые и кредитовые обороты из нее по каждому счету переносят в оборотную ведомость (ее образец не выделен отдельно в приложениях к Рекомендациям, но он приведен в разделе «Полная форма ведения бухгалтерского учета»). Затем считают остатки на конец месяца (конечное сальдо) по счетам. На основании готовой оборотной ведомости вы уже сможете сформировать бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах.

Пример 2. Как отразить хозяйственные операции в шахматной и оборотной ведомостях

ООО «Виктория» занимается торговлей и применяет УСН. Бухгалтерский учет общество ведет упрощенным способом по полной форме. В декабре 2013 года в ООО «Виктория» произошли следующие хозяйственные операции:

— поступили товары от поставщика ООО «Рига» на сумму 66 000 руб. (ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60);

— начислена зарплата работникам организации в сумме 79 000 руб. (ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70);

— выдали из кассы 30 000 руб. подотчетному лицу на расходы (ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50);

— поступила в кассу выручка от продаж в сумме 310 000 руб. (ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90);

— выручку (310 000 руб.) сдали на расчетный счет (ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50);

— купили оборудование на сумму 160 000 руб. (ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60);

— ввели оборудование по цене 160 000 руб. в эксплуатацию (ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08).

Посмотрим, как бухгалтер ООО «Виктория» на основе этих операций составил шахматную ведомость (см. ниже).

В частности, сначала на пересечении дебета и кредита он зафиксировал сумму каждой проводки. Потом посчитал величины по столбцам (кредитовые обороты). И по строкам (дебетовые обороты). И в заключение вычислил общую сумму кредитовых и дебетовых оборотов (та, что выделена жирным шрифтом) — 1 115 000 руб. Она равна, значит, ошибок нет. Следовательно, бухгалтер все показатели отразил достоверно и правильно применил метод двойной записи. Затем на основе шахматной ведомости бухгалтер ООО «Виктория» составил оборотную ведомость (см. ниже).

Предположим, на начало месяца дебетовые остатки по счетам составляли: счет 01 — 40 000 руб., счет 41 — 14 000 руб., счет 50 — 50 000 руб., счет 51 — 2000 руб. А кредитовые остатки равны: счет 60 — 70 000 руб., счет 71— 36 000 руб. Конечное сальдо на 31 декабря бухгалтер посчитал так:

счет 01: конечное сальдо равно 200 000 руб. (40 000 руб. + 160 000 руб.). Сумма пойдет в актив бухгалтерского баланса в состав основных средств;

счет 08: 0 (160 000 руб. — 160 000 руб.), в балансе эту величину бухгалтер не отразит;

счет 41: 80 000 руб. (14 000 руб. + 66 000 руб.) — в актив (запасы);

счет 44: 79 000 руб. — в актив (запасы);

счет 50: 20 000 руб. (50 000 руб. + 310 000 руб. – 340 000 руб.) — в актив (денежные средства);

счет 51: 312 000 руб. (2000 руб. + 310 000 руб.) — в актив (денежные средства);

счет 60: 296 000 руб. (70 000 руб. + 226 000 руб.) — в пассив (обязательства — «кредиторка»);

счет 70: 79 000 руб. — в пассив (обязательства — кредиторская задолженность);

счет 71: 6000 руб. (36 000 руб. — 30 000 руб.) — в пассив (обязательства — «кредиторка»);

счет 90: 310 000 руб. В балансе эта сумма никак не отражается.

Ее бухгалтер зафиксирует в отчете о финансовых результатах (выручка).

Итоговые колонки по остаткам попарно равны.

Значит, бухгалтер составил ведомость правильно.

Способ № 2. Сокращенная форма упрощенного учета

Кому подойдет: малым фирмам с однообразными хозяйственными операциями и с небольшим числом используемых счетов бухучета.

Сокращенная форма упрощенного учета предусматривает, что все факты хозяйственной жизни вы записываете посредством двойной записи в одном документе — Книге (журнале) учета фактов хозяйственной жизни. Бланк этой книги вы можете разработать самостоятельно на основе формы № К-1 МП, утвержденной в приложении 11 к Рекомендациям, либо можете взять уже готовый вариант. Книга учета представляет собой таблицу, в которой хозяйственные операции отражаются хронологически на основании первичных документов в разрезе используемых счетов.

Открывайте Книгу учета записями остатков по счетам на начало отчетного периода (например, на 1 января) либо на момент начала деятельности. При этом фиксируйте факты хозяйственной жизни в хронологическом порядке. Сумму по каждой операции отражайте одновременно по кредиту и дебету счетов. Затем выводите конечные остатки (сальдо) и считайте итоги.

По активным счетам (они имеют только дебетовый остаток) конечное сальдо определяйте так: начальное сальдо плюс обороты по дебету минус обороты по кредиту. По пассивным (только кредитовый остаток) конечное сальдо считайте следующим образом: начальное сальдо плюс обороты по кредиту минус обороты по дебету.

По активно-пассивному счету остаток может быть как по дебету, так и по кредиту. В зависимости от того, какой у вас начальный остаток, считайте и конечное сальдо.

На основе Книги (журнала) учета фактов хозяйственной жизни вы сможете составить бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах.Наряду с Книгой специалисты в Рекомендациях советуют вести ведомость учета оплаты труда. Ее вы будете использовать для отражения расчетов с работниками. Если же данных бумаг по-вашему недостаточно для учета, то по желанию можете применять и другие ведомости, представленные в приложениях к Рекомендациям.

Неудобством данной формы учета является то, что Книгу можно вести только в отношении ограниченного числа счетов. Если же у компании много разнообразных операций, требующих применения большой номенклатуры счетов, Книга получится большого размера и ее применение скорее запутает, чем упростит труд бухгалтера.

Способ № 3. Простая форма упрощенного учета

Кому подойдет: только микропредприятиям.

К микропредприятиям относятся компании с численностью работников до 15 человек и выручкой, не превышающей 60 млн. руб. за предыдущий календарный год (абз. «б» подп. 2 и подп. 3 п. 1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ). При простой форме учета двойной записи нет. То есть суммы по дебету и кредиту счетов не отражаются. А все хозяйственные операции фиксируются в отдельном журнале. Его вы можете составить на основе Книги (журнала) учета фактов хозяйственной жизни (форма № К-2 МП), приведенной в приложении 12 к Рекомендациям (см. ниже).

Книга представляет собой таблицу, которая построена следующим образом. Левая ее часть содержит графы, где вы будете отражать хозяйственные операции, их суммы и «первичку». А правая — группы статей бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах. Например, «Материальные внеоборотные активы», «Запасы», «Денежные средства», «Выручка» и пр. В них вы будете записывать суммы по фактам хозяйственной деятельности. При этом если данный факт уменьшает остаток по статье на начало периода, то величину отражайте в скобках. Если увеличивает — без скобок. По окончании месяца посчитайте обороты по каждой группе статей. И выведите итоговые остатки на конец месяца. Если операция не уменьшает остаток по группе, то просуммируйте все обороты по счетам и начальные остатки. Если уменьшает, то из самих остатков на начало периода вычтите обороты.

На основании конечных остатков вы сможете заполнить баланс и отчет о финансовых результатах. Наряду с Книгой вы можете разработать регистры, которые будут расшифровывать статьи баланса и отчета о финансовых результатах, приведенные обобщенно. И закрепить их образцы в бухгалтерской учетной политике. Применительно к данному способу учета обращаем ваше внимание на такой важный момент. Несмотря на то что простая система учета ведется без двойной записи по счетам, фактически вам все равно придется отражать все хозяйственные операции по группам статей бухгалтерского баланса дважды, чтобы впоследствии составить баланс правильно, то есть получить равенство актива и пассива.

Кроме того, те операции, что формируют доходы и расходы отчетного периода, вам нужно будет записывать еще и по группам статей отчета о финансовых результатах. Так вот, такие действия (правильный разнос сумм по группам статей) требуют знаний бухгалтерского учета. И неподготовленному человеку сделать это будет сложно. Поэтому, прежде чем начать применять такую систему учета, подумайте, действительно ли она облегчит вам работу.

Пример 3. Как отразить операции в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной жизни по форме № К-2 МП

ООО «Успех» применяет упрощенную систему налогообложения. Бухучет ведется по простой форме без двойной записи. На 1 мая 2014 года в фирме числятся по группам статей такие остатки: материальные внеоборотные активы — 20 000 руб., запасы — 100 000 руб., капитал и резервы — 100 000 руб., выручка — 100 000 руб.

В мае 2014 года в ООО «Успех» произошли перечисленные ниже хозяйственные операции.

1. Оплачены полученные материалы на сумму 30 000 руб. Бухгалтер записал 30 000 руб. в графе «Материальные внеоборотные активы» (без скобок — так как статья увеличилась, поступили материалы). Эту же сумму он зафиксировал в графе «Денежные средства». Но уже со скобками, поскольку в данном случае статья уменьшилась, так как фирма потратила деньги, оплатив ценности.

2. Погашен долг банку по долгосрочному кредиту в размере 100 000 руб. Бухгалтер отразил 100 000 руб. в графе «Денежные средства» (в скобках — так как статья уменьшилась, фирма потратила деньги). Эту же сумму он записал в графе «Долгосрочные заемные средства». Также со скобками, поскольку статья уменьшилась — заемные средства сократились при оплате кредита.

3. Поступила выручка от проданной продукции — 200 000 руб. Бухгалтер отразил выручку в графах «Денежные средства» и «Капитал и резервы». Обе суммы без скобок. Так как выручка — это, с одной стороны, приход денег, с другой — прибыль (статьи увеличились). Кроме того, сумму — 200 000 руб. он записал еще в графе «Выручка». Также без скобок.

4. Списана фактическая себестоимость проданной продукции в сумме 120 000 руб. 120 000 руб. бухгалтер занес в графы «Запасы» и «Капитал и резервы» в скобках. Поскольку статьи уменьшились. Эту сумму он еще включил в графу «Расходы» (без скобок — статья увеличилась).

5. Уплачен авансовый платеж по «упрощенному» налогу — 5000 руб. Что касается налога при УСН, то, как его отражать в Книге, в Рекомендациях не сказано. Поэтому с учетом того, что по общему правилу фиксируется этот налог в отчете о финансовых результатах, бухгалтер поставил сумму аванса — 5000 руб. в графу «Налог на прибыль (доход)» (в скобках — так как сумма уменьшает финансовый результат фирмы). Кроме того, чтобы не завысить прибыль, бухгалтер записал эту же величину в графах «Денежные средства» и «Капитал и резервы». Также в скобках. Образец того, как бухгалтер отразил эти операции в Книге учета фактов хозяйственной жизни поформе № К-2 МП, приведен выше.

Таблица. Сравнительная характеристика упрощенных способов ведения бухучета

Способведения	Характеристика	Примечание
Полная форма	Бухучет ведется методом двойной записи. То есть все операции фиксируются по дебету и кредиту одновременно с использованием регистров:— ведомостей учета основных средств и начисленной амортизации, материально-производственных запасов, денежных средств, расчетов с поставщиками и персоналом и пр.;— сводной (шахматной) ведомости — она обобщает информацию по вышеперечисленным документам.На основании «шахматки» составляется оборотная ведомость и выводятся остатки на последний день отчетного периода (месяца, квартала, года и пр.)	Бланки ведомостей (формы № 1 — 9 МП) приведены в приложениях 2 — 10 к Рекомендациям; образец оборотной ведомости представлен в разделе Рекомендаций «Полная форма ведения бухгалтерского учета»
Сокращенная форма	Хозяйственные операции фиксируются посредством двойной записи в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной жизни. Наряду с Книгой следует применять ведомость учета оплаты труда для расчетов с персоналом по зарплате. Остальные ведомости (формы № 1 — 9 МП) можно использовать по желанию, если перечисленных бланков недостаточно	Образец Книги (журнала) учета фактов хозяйственной жизни (форма № К-1 МП) приведен в приложении 11 к Рекомендациям; форма ведомости учета расчетов с персоналом по оплате труда (форма № 8 МП) — в приложении 9
Простая система	Простой учет ведется без двойной записи, то есть без отражения сумм по дебету и кредиту одновременно. Все операции регистрируются в специальной Книге (журнале) учета фактов хозяйственной жизни по группам статей бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах	Образец Книги (журнала) учета фактов хозяйственной жизни (форма № К-2 МП) приведен в приложении 12 к Рекомендациям Журнал «Упрощенка«