Кто может быть пользователем «управленки», кроме учредителей и директора? Конечно, банкиры, которые кредитуют бизнес.

Бухгалтерская отчетность с чистой прибылью в 1 процент от оборота не позволит получить деньги в долг даже на самый добрый бизнес. Не разрешают этого сделать, в первую очередь, предписания Центробанка, по которым 99 процентов выданного кредита придется резервировать. Кроме норм, есть еще и простой здравый смысл — при инфляции в 15–18 процентов годовых чистая прибыль никак не может быть меньше 10 процентов.

Банки давно уже принимают для оценки заемщика управленческую отчетность. В ней-то они и просят раскрыть основные показатели работы фирмы, такие как: стоимость закупки, выручку, основные активы, реальную структуру кредиторской и дебиторской задолженности, и прочие показатели. Это не значит, что в кредитную организацию нужно отнести те же бланки отчетных документов, которые отдаются для изучения собственникам. Управленческую отчетность в банк лучше представлять с минимальным раскрытием аналитики. Выкладывая поименный состав участников группы компаний и все их связи, вы получаете в нагрузку некоторые риски. Какие?

Во-первых, при проверке любого банка управленческая отчетность будет доступна ревизорам. Сейчас то и дело инспектируют кредитные организации, а вместе с такой контрольной проверкой «найдется» и ваша управленческая отчетность с полным раскрытием персонального состава участников.

Во-вторых, не все данные о себе захотят раскрыть сами учредители. Прежде всего, тайна номер один — это распределение прибыли, особенно при наличии большой кредиторской задолженности и долгов по полученным заимствованиям. Главный вопрос банкиров будет: почему не гасите? Ответить надо так: дивиденды откладываются на погашение задолженности, срок которой пока не пришел, деньги отложены. Только не забудьте показать их в активе управленческого баланса.

Объединить необходимые данные в единый отчет для небольших предприятий — все-таки гигантская проблема, заключающаяся в написании программного продукта. Сложность тут в том, что это ПО уникально, и взяв чью-то программу формирования управленческой отчетности, вы все равно придете к необходимости «вбивать» в нее свои данные. А это двойная работа — сначала бухгалтерская программа, а потом электронные таблицы. Особенно этот процесс трудоемкий, если у вас, к примеру, 8–10 юридических лиц. Тут и на бухгалтерский учет время не всегда найдется. Так что ищите собственные алгоритмы, как сделать эту работу быстрее.

Кроме банка и учредителей, управленческая отчетность больше не представляется никому и никогда. Даже сотрудники отдела не должны иметь доступа к конечному продукту, люди вообще много болтают, и ваша компания может стать однажды объектом шантажа по своей же вине.

Важные нормативы

Итак, теперь давайте рассмотрим из чего состоит «управленка»? В этом материале я акцентирую внимание на расходах, поскольку это наиболее важные показатели. Какие же траты нужно выделять, и почему важно своевременно отражать их в управленческом учете и контролировать.

Все перечисленные нормативы нужно своевременно отражать и контролировать. Причем за некоторыми требуется следить в ежедневном режиме. Дабы оперативно корректировать работу компании. Все показатели берутся из данных бухгалтерского учета за исключением себестоимости, которую легко запросить в соответствующем отделе.

Постоянные расходы

Это такие траты, которые возникают из месяца в месяц и не зависят от оборота компании. Например, аренда торговых и складских площадей, коммунальные платежи, плата за интернет и охранную сигнализацию, стационарный телефон, обслуживание ККМ и другие. Все это оплачивается вне зависимости от прогнозируемого финансового результата, иначе придется платить пени, которые точно не относятся к плановым расходам предприятия. Превышение постоянных расходов должно быть обязательно рационально объяснено. И если такая ситуация возникает, например, из-за роста курса доллара при оплате аренды, то это приемлемое превышение, а вот если произошел перерасход интернет-трафика, то он должен быть компенсирован за счет дохода виновных лиц.

Важный момент тут состоит в том, что все постоянные расходы на конец периода должны быть полностью оплачены. Для этого целенаправленно выделяется определенный период времени, когда выручка направляется на покрытие таких трат, в сроки, прописанные в договорах.

Сырье

Расходы на приобретение сырья намеренно отделены от постоянных и переменных расходов. Хотя при желании их можно было бы вписать в обе статьи и обосновать это. Однако именно сырьевая составляющая в производственном бизнесе формирует выручку, поскольку наценка должна покрыть все траты и принести прибыль собственникам.

Управленческую отчетность в банк лучше представлять с минимальным раскрытием аналитики. Выкладывая поименный состав участников группы компаний и все их связи, вы получаете в нагрузку некоторые риски.

Расходы на сырье определяются как процент от выручки, если она к примеру составляет 10 млн. рублей в неделю при средней наценке в 400 процентов, то 2 млн. рублей из дохода обязательно должны быть потрачены на приобретение сырья, иначе не будет новой выручки.

Разумеется, на товарные остатки тоже должны существовать нормативы, для того чтобы не было перезатаривания и не случилась нехватки материала. Превышение сырьевых запасов — это потеря оборотных средств, которые можно выплатить в качестве дивидендов, недостаток сырья — потеря выручки.

Наблюдение за изменением норматива покупки сырья является одной из основных задач бухгалтерии, и оно должно быть ежедневным. Если, к примеру, из 10 млн. рублей выручки вы потратили на сырье не 2, а 3 миллиона, то необходимо найти объяснения этому факту. Допустим, возникла недостача, либо товарный отдел перестраховывается и закупил больше, чем нужно. Есть еще один вариант — просто выросла стоимость сырья. Тогда нужно довести до руководства информацию, что в оперативном учете наценка упала, и нужно повышать отпускные цены на продукцию, иначе не будут оплачены расходы периода, либо будут сокращены дивиденды. Важный момент в управленческом контроле сырья состоит в том что производственный материал не должен быть ни в избытке, ни в недостатке. Сырье должно быть в нормативе.

Кредиторская задолженность

Сырье и товары можно получить и с отсрочкой платежа. Тогда норматив оплаты, как процент от выручки никак не поможет. Значит, нужно следить за нормативом по кредиторской задолженности. Иначе, получив прибыль и снижение себестоимости по данным управленческого учета, в следующем месяце вы получите «черный вторник» в платежном календаре организации. Одним из инструментов контроля «кредиторки» является периодическая сверка с отделом, занимающимся заказом товаров и сырья.

Заработная плата и ФСС

Банки давно уже принимают для оценки заемщика управленческую отчетность. В ней-то они и просят раскрыть основные показатели работы фирмы, такие как: стоимость закупки, выручку, основные активы, реальную структуру кредиторской и дебиторской задолженности, и прочие показатели.

Зарплата выделяется из прочих расходов, поскольку привлечение того или иного количества сотрудников обусловлено производственной необходимостью. Другое дело, что изменения в ФОТ не так оперативны, и в каждодневном режиме нормативы меняться не могут. Невозможно же иметь в штате сегодня 10 токарей, завтра — 12, а через четыре дня — 17. А вот временное увеличение совместительства можно учесть на основании оперативного учета, но уже после отчетного месяца. Другая статья расходов ФОТ — это задекларированные зарплатные налоги и выплаты в ФСС. Вести сальдо расчетов с ФСС крайне важно, потому что трехгодичная переплата в фонде — это потеря оборотных средств. Разумеется, такие расходы необходимо оперативно возмещать.

Переменные расходы

Переменные расходы — это траты, которых можно было избежать, если бы не крайние обстоятельства. Эти расходы не следует путать с инвестициями. Обычно сюда относят затраты на срочный ремонт транспорта. Другими словами, такие издержки предвидеть и запланировать невозможно, поэтому и источник их покрытия определяется руководителем организации: за счет дивидендов, виновных лиц или иных средств финансирования.

Инвестиции

Финансовые вливания в бизнес возможны, прежде всего, за счет дивидендов учредителей. Поэтому учет вложений в новую деятельность или вновь создаваемую торговую точку ведется обособленно, поскольку инвестиции в текущем периоде не должны исказить финансовый результат, как показатель текущей рентабельности работы компании.

Дивиденды

Дивиденды — это прибыль учредителей, которую они могут распределить на развитие фирмы, либо просто изъять из оборота. Обратите внимание: это вовсе не сумма денег, которая осталась по окончании отчетного месяца. Для определения правильного размера дивидендов необходимо проверить, выполнены ли следующие нормативы. Сырье должно быть в наличии. Чтобы в этом убедиться, нужно провести инвентаризацию суммового измерения остатков. Нет материалов для работы, не будет новой выручки. Кроме это, важный норматив — постоянные расходы и заработная плата, они должны быть оплачены либо задепонированы, иначе текущий финансовый результат будет искажен, так же как показатели работы следующего месяца. И последний норматив — кредиторская задолженность за сырье. Лучшего всего, если из месяца в месяц она не превышает 20 процентов оборота.

Таким образом, главный бухгалтер — это тот человек, который владеет всей финансовой информацией о компании, и он может даже раньше руководителей понять, что происходит в бизнесе. В его власти даже приостановить оплату некоторых расходов, например на сырьё, до проведения анализа искажений. От него многое зависит и в плане оценки финансового результата, к которому идет фирма в текущем периоде.

Дмитрий Васильев, эксперт журнала «Расчет»