Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Ранее организации должны были ориентироваться на унифицированные формы документов.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости могла вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны были быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации
Однако форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
Вместе с тем, на практике компании редко изменяли формы документов, вносили в них изменения.
С внесением изменений в закон необходимо:
— разработать первичные формы документов или внести изменения в прежние формы документов;
— разработать представление должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета об утверждении форм первичных документов;
— утвердить применяемые формы приказом руководителя.
При этом первичный документ должен содержать обязательные реквизиты.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Обратите внимание, что практика непризнания затрат в случае отсутствия обязательных реквизитов в документе, скорее всего, сохранится.
Однако спорным вопросом является указание на использование иностранной валюты или условных единиц.
В требованиях к первичным документам отсутствуют требования к указанию валюты платежа. Данные требования отсутствовали и в прежнем законе.
Нормы закона не обязывают составлять первичные документы в рублях. Такой вывод содержится и в Постановлении ФАС Московского округа от 19.08.2009 N КА-А40/7963-09 по делу N А40-93568/08-87-466.
Налоговый орган указанные расходы не являются документально подтвержденными и обоснованными и не могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль, т.к. стоимость оказанных услуг указана в долларах США, в представленном к проверке акте выполненных работ отсутствуют фамилии, имена, отчества подписавших акт, т.е. расшифровки подписей, принявших работу, что не позволяет определить, кем подписан документ.
Судом установлено, что заявителем понесены расходы по оплате услуг в рамках заключенного с ЗАО «Поле Ярд Риэлти» договора, по условиям которого все расчеты между сторонами производятся в безналичном порядке в рублях по курсу ЦБ РФ на день оплаты.
Применив положения ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации, п. 2 ст. 317 Гражданского кодекса Российской Федерации, п. 24 Приказа Минфина России от 29.07.1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», ПБУ 3/2006, утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 г. N 154н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006)», суд пришел к правильному выводу, что использование при составлении первичных документов денежных измерителей в условных денежных единицах или в иностранной валюте не противоречит ни требованию о наличии перечня обязательных реквизитов, ни требованию об отражении в бухгалтерском учете операций в рублях, а спорные расходы правомерно приняты Обществом в целях исчисления налога на прибыль на основании документов, подтверждающих произведенные расходы.
Суд признал, что понесенные заявителем в рамках обсуждаемого договора расходы подтверждаются документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (договором, счетом, выставленным ЗАО «Поле Ярд Риэлти» по договору, платежным поручением, счетом-фактурой), притом что сам факт выполнения работ в рамках указанного договора Налоговой инспекцией не оспаривается.
Таким образом, в первичных документах возможно устанавливать стоимость в иностранной валюте.
Важно, чтобы документ был подписан руководителем или уполномоченным лицом.
Подтверждением передачи полномочий на подписание первичного документа может служить:
— приказ (распоряжение) руководителя организации или
— доверенность от имени организации (индивидуального предпринимателя), которая оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ.
Приказ (распоряжение) руководителя следует дополнить приложением с образцами подписей уполномоченных лиц.
Первичные учетные документы индивидуального предпринимателя (кроме кассового чека) предприниматель должен подписывать сам (п. 10 Порядка учета для индивидуальных предпринимателей).
Документ, который подписан неуполномоченным лицом, не может быть принят к учету.
Положительные моменты
1. Компании могут применять как унифицированные формы первичных документов, так и разработать собственные формы первичных документов.
Отрицательные моменты
1. В случае отсутствия в первичных документах подписей уполномоченных лиц или необходимых реквизитов, установленных в ст.9 Закона «О бухгалтерском учете» возможны споры с контролирующими органами.