Использование факсимиле

С одной стороны, факсимиле является удобным аналогом собственноручной подписи, однако в отличие от электронной подписи и собственноручного подписания документов имеет ряд ограничений. В соответствии с п.2 ст.160 ГК РФ использование факсимиле допускается только в случае, если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Это положение относится и к электронной подписи. Однако в отличие от факсимиле, электронные документы, подписанные электронной подписью, нашли большое распространение в законодательных актах. И это не удивительно, поскольку факсимиле представляет собой клише-печать и уровень ее защиты значительно ниже, чем уровень защиты электронной подписи. Кроме того, в законодательстве не урегулирован фактически вопрос использования факсимиле.

Рекомендации компаниям

Вместе с тем, хотелось бы дать несколько рекомендаций.

1. По возможности, не используйте факсимиле на исходящих документах, особенно если эти документы подтверждают факт оказания услуг, работ, стоимость и сроки выполнения договорных обязательств. В суде, скорее всего, данные доказательства не будут приняты.

Так, в определении ВАС РФ от 13.04.2011 N ВАС-3948/11 по делу N А51-3155/2010 суды пришли к выводу о том, что представленные истцом в подтверждение оказания услуг доказательства являются ненадлежащими, поскольку на справках подписи от имени руководителя ответчика проставлены с помощью факсимиле, происхождение которого на этих справках не установлено.

2. При использовании факсимиле включайте соответствующие условия в договор. Если условия в договоре с контрагентами отсутствуют, то необходимо подписать дополнительное соглашение.

В противном случае, суд может признать договор незаключенным. Такой вывод сделал суд в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009.

3. Не используйте факсимиле при сдаче отчетности.

Постановление ФАС Поволжского округа от 04.02.2011 по делу N А55-3137/2010 гласит, что Законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.