Работа с организационными документами

Вопрос организации работы с организационными документами очень важен, поскольку именно организационные документы охватывают основные виды деятельности предприятия. Различные фирмы по разному определяют, что представляет собой данный вид документации.

Одни компании определяют организационные документы как вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, другие вкладывают в определение иной смысл, полагая, что организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Организационные документы также определяют как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

В состав организационных документов также включают различные группы документации.

Некоторые компании включают в состав организационных документов такие документы, как устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику, отделяя их от распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, инструкции.

Вместе с тем, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный Комитетом Российской Федерации по стандартизации метрологии и сертификации № ОК 011-93, введенный в действие 01.07.1994 определят следующие виды организационных документов:

КОД НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ
0200000 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
0211000 Документация по созданию организации, предприятия
0211031 Договор об аренде
0211071 Заявление на государственную регистрацию
0211072 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
0211073 Заявление об исключении из  состава членов колхоза (совхоза)
0211101 Письмо об  изготовлении  печати, штампа
0211111 Положение о структурном  подразделении
0211151 Приказ о создании предприятия
0211152 Приказ о выходе из совхоза
0211161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия о создании
0211162 Протокол общего собрания  членов кооператива об утверждении устава
0211163 Протокол заседания     правления колхоза
0211171 Распоряжение Главы администрации территории  о предоставлении земельного участка
0211191 Свидетельство о регистрации
0211231 Устав
0211241 Учредительный договор
0212000 Документация по реорганизации организации, предприятия
0212151 Приказ о реорганизации
0212161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о реорганизации
0212181 Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации
0213000 Документация по ликвидации организации, предприятия
0213011 Акт о ликвидации
0213101 Письмо с сообщением о ликвидации
0213102 Письмо участника  о  выходе   из совместного предприятия
0213151 Приказ о ликвидации  и  создании ликвидационной комиссии
0213181 Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации
0213161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о ликвидации
0214000 Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий
0214061 Заявка на участие в конкурсе
0214161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия
0214191 Свидетельство о регистрации
0251000 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
0251121 Постановление коллегиального органа  по  вопросам основной деятельности
0251151 Приказ по вопросам основной деятельности
0251152 Приказ о  распределении  обязанностей между руководством
0251161 Протокол коллегиального   органа по вопросам деятельности
0251221 Указание по  вопросам   основной деятельности
0252000 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия
0252031 Договор  на  производство  работ (оказание услуг)
0252051 Должностная инструкция
0252111 Положение о структурном  подразделении
0252131 Правила  внутреннего   трудового распорядка
0252211 Структура и штатная численность
0252251 Штатное расписание
0253000 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия
0253011 Акт по  вопросам  основной  деятельности
0253101 Письмо по  вопросам     основной деятельности
0253201 Справка по вопросам  основной  и кадровой деятельности
0281000 Документация по приему на работу
0281071 Заявление о приеме на работу
0281081 Контракт о назначении  на  должность
0281151 Приказ о приеме на работу
0281161 Протокол общего собрания  трудового  коллектива о приеме на работу
0282000 Документация по переводу на другую работу
0282071 Заявление о  переводе  на другую работу
0282141 Представление   о  переводе   на другую работу
0282151 Приказ о   переводе   на  другую работу
0283000 Документация по увольнению с работы
0283071 Заявление об увольнении
0283151 Приказ об увольнении
0283161 Протокол общего собрания  трудового коллектива об увольнении
0284000 Документация по оформлению отпусков
0284021 График отпусков
0284071 Заявление о  предоставлении  отпуска
0284151 Приказ о предоставлении отпуска
0285000 Документация по оформлению поощрений
0285141 Представление о поощрении
0285151 Приказ о поощрении
0285161 Протокол общего собрания  трудового коллектива о поощрении
0286000 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
0286041 Докладная записка  о   нарушении трудовой дисциплины
0286091 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286151 Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания
0286161 Протокол общего собрания  трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

В целом, представленную классификацию можно укрупнено разделить на две большие группы: общая документация, связанная с организацией работы, в том числе созданием, реорганизацией и ликвидацией юридического лица; кадровое делопроизводство.

В компании часто ведутся не все документы, например, такие документы как протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания, указания по вопросам основной деятельности. Данные документы не являются обязательными для предприятий и их ведение не регламентировано.

Некоторые документы не указаны в данном списки, такие, как лицензии, сертификаты, коллективный договор и другие.

Требования к оформлению организационных документов

В соответствии с Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации»  принят ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Данный ГОСТ, как указано в его п. 1, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД, — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в класс 0200000 ОКУД.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

В пункте 2 ГОСТ Р 6.30-2003 определено, что при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — ОГРН юридического лица;

06 — ИНН/КПП;

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Следует обратить внимание на то, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми.

Соответственно многие юридические лица не используют такие реквизиты как герб. Соответственно, несоблюдение при оформлении организационно-распорядительного документа требований данного ГОСТ при отсутствии нарушений иных правовых актов не влечет признание такого документа недействительным.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра — образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

— форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

— минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки — не менее 20мм, остальные поля — не менее 10мм;

— размер шрифта, годного для оформления документов — что соответствует размеру 13,5 — 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде — их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации — составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Некоторые формы документов установлены законодательно, так к документам, связанным с созданием предприятия можно отнести свидетельство о государственной регистрации юридического лица и свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговой инспекции. Значительное число документов, регулирующих кадровые вопросы, также установлены законодательно. Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Установлены и другие формы кадрового учета: N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию. Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность филиалов, представительств.

Организация движения организационных документов

Организация движения документов зависит от их объема, организационной структуры предприятия и формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная), а также технологии делопроизводства.

Часто организационные документы разрабатываются и хранятся в различных подразделениях: у руководства компании, в юридической службе, в отделе кадров и даже в бухгалтерии.

В целях наилучшей организации движения организационных документов целесообразно закрепить порядок движения документов в локальном нормативном акте, в котором будет рассмотрен порядок подготовки документов, порядок внесения изменений в документы, согласования и хранения, а также  сдачи в архив.

Основными принципами создания локального нормативного документа является:

— унификация организации документооборота в части организационных документов;

— соблюдение единообразия форм организационных документов, их построения, составления и оформления;

— информативность, позволяющая облегчить поиск документов сотрудниками организации;

— сокращение видов документов;

— стабильность требований к документам.

В отношении документов, регулирующих организационную деятельность предприятия, рекомендуется организовать хранение копий таких документов у секретаря (для небольших организаций) или в управлении делами, канцелярии (для больших организаций).

Подобная мера позволит:

1)             быстро предоставлять руководству необходимые учредительные документы, в том числе устав компании, свидетельства о регистрации, положения об обособленных подразделениях;

2)             осуществлять хранение актуальной редакции документов;

3)             предоставлять в оперативном порядке копии документов по запросу структурных подразделений предприятия;

4)             осуществлять четкий учет организационных документов;

5)             предоставлять документы для контрагентов, при проведении конкурсов, тендеров и аукционов.

При этом документы должны быть заверены печатью организации.  Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ). В установленных законом случаях копии документов должны быть заверены нотариально.

Если организация имеет множество контрагентов или проводит конкурсы, аукционы, представляется возможным предпринять заранее меры по изготовлению нескольких экземпляров документов. Иногда удобно создавать электронную базу отсканированных документов.

В целях убыстрения поиска документов необходимо составить реестр организационных документов, регулирующих организацию деятельности компании.

В отношении кадровых документов в обязанности секретаря обычно не входит составление, ведение и сдача в архив кадровых документов.

Вместе с тем, секретарь, офис-менеджер должен:

  1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию организационных документов по кадровому делопроизводству;
  2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
  3. Осуществить контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание, в том числе ознакомление с кадровыми документами;

На стадии приема и учета документов представляется важным осуществить регистрацию документа, поскольку документы по кадровому делопроизводству подлежат хранению 75 лет.

Эта мера позволит облегчить поиск документов, а также восстановить документ в случае его утери.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05 (п. 3.11 ГОСТ);

регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Контроль качества подготовки документа следует путем проверки соответствия форм документов, принятых законодательно, а также путем контроля за наличием всех обязательных реквизитов, за правильным написанием фамилий, имен, отчеств, орфографией и пунктуацией.

Осуществление контроля исполнения документа необходимо осуществлять, прежде всего, путем контроля за ознакомлением всех заинтересованных лиц с текстом документа.

Работа с использованием электронных документов

организационного характера

Электронные организационные документы находят все большее распространение, что объясняется рядом причин:

1)                удобство использования;

2)                быстрота предоставления необходимой информации руководству;

3)                возможность осуществления учета и поиска, а также пересылки контрагентам в оперативном режиме.

Использование электронного документа вместо бумажного документа приводит, в целом, к сокращению времени подготовки документов, когда дело касается проведения конкурсов или ознакомления контрагенов с учредительными документами, а также предоставить быстро информацию руководству.

Также электронные организационные документы понадобятся в случае необходимости предоставления выписки из организационного документа. Выписка — это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе. Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа). Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ Р6.30-2003, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется допустимым производить их оформление с соблюдением основных требований к копиям документов. Требования к оформлению выписок конкретизированы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов. Реквизитами выписки являются:

1) наименование документа;

2) заголовок к тексту (указывает на документ-источник, формулируется в родительном падеже — «из…»);

3) текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент);

4) заверительная надпись.

Однако в документообороте большее распространение приобретают электронные документы, связанные с организацией работы компании (устав, свидетельства и т.д.)

Отличительной особенностью электронных организационных документов является то, что такой документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники. Требования к внутренней структуре и содержательной части электронного документа устанавливаются с точки зрения делопроизводства и предметной сферы, где данный электронный документ создается и используется. При этом необходимо отметить, что не всегда электронный документ может заменить бумажный аналог.

В отношении организационных документов чаще всего используются следующие формы документов:

Электронный дубликат бумажного документа — документ, произведенный в электронной форме вместе с идентичным бумажным документом, имеющим те же реквизиты, структуру и содержание, и подписанный электронной цифровой подписью тем же лицом, которое подписало оригинал бумажного документа. Электронные дубликаты бумажных документов создаются в случаях, когда одним пользователям документа требуются и бумажный и электронный экземпляры.

Электронная копия бумажного документа — электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение, заверенный в установленном порядке электронной цифровой подписью лица, которое является автором (составителем) бумажного документа либо обладает полномочиями на заверение данного документа электронной цифровой подписью. Полномочия на заверение электронных копий бумажных документов в информационной системе предоставляются в порядке, определяемом владельцем этой системы, а при использовании в системах документооборота — соглашением сторон, участвующих в данном электронном взаимодействии.

Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с заверенными электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

По отношению к электронным оригиналам организационных документов следует отметить, что их использование в Российской Федерации не практикуется.

По способам создания электронных организационных документов необходимо выделить следующие:

— Сканирование бумажного документа — создание электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном или ином материальном носителе в цифровую форму.

— Сканирование бумажного документа без распознавания. Результатом сканирования бумажного документа без распознавания является файл, содержащий растровое графическое изображение.

— Сканирование бумажного документа с распознаванием. Результатом распознавания растрового графического изображения является файл, содержащий текст с повторением разметки страниц и формата шрифта, а также с возможными представлениями графических объектов, не поддавшихся текстовому распознаванию (такими графическими объектами могут являться: печать, штамп, герб, рисунок, диаграмма или рукописный текст).

— Ручной ввод текстовых данных — создание электронного документа при помощи текстового редактора или специализированной автоматизированной информационной системы при непосредственном участии оператора. Результат ручного ввода данных — электронный текстовый документ.

Распознанные документы предусматривают возможность поиска информации по документу, вместе с тем они и дают возможность внесения изменений в документ, что не всегда допустимо по отношению к организационным документам.

Осуществление передачи электронных организационных документов возможно как с использованием информационных систем, так и путем передачи распечатанных и заверенных копий.

Хранение документов, ранее размещенных для хранения в информационных системах, продолжается до истечения сроков, определенных при их создании. При появлении новой редакции документов целесообразно хранить в электронном виде несколько редакций.

В целом можно сделать вывод о том, что организационные документы являются наиважнейшими в классификации документооборота, их использование должно быть четко регламентировано, ведь от быстроты их составления, согласования и поиска зависит работа всей фирмы.

Оставьте первый комментарий для "Работа с организационными документами"

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*


Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.

Понравился сайт? Расскажите о нем своим друзьям.

RSS
Follow by Email
Facebook
Google+
http://lawedication.com/blog/2010/01/19/rabota-s-organizacionnymi-dokumentami">
Twitter